Et af de løsningsområder vi hjælper vores kunder med anskaffelse indenfor er elektronisk sags- og dokumenthåndtering – ESDH. Det er jo et område, som naturligt ligger inden for den samling af administrative systemer, man under en lidt bredere overskrift kunne kalde forretningskritiske virksomhedssystemer.

Historisk set har man brugt billedet af at sætte strøm til arkivskabene om selve implementeringen af et ESDH system. Processen var således at sammenligne med at tage det fysiske arkivskab med skuffer, mapper og dokumenter og overføre disse til en elektronisk pendant. Systemerne, begreberne, processerne og dermed vanerne fra de kendte arbejdsrutiner blev ofte ført direkte med over.

Der er naturligvis sket meget rent teknologisk siden begyndelsen for et par årtier tilbage. Også begreberne har ændret sig noget over tid. I offentligt perspektiv har en stor udfordring naturligvis været at honorere lovmæssige krav til arkivdannelse og sikring af rette adgange og søgemuligheder på data – dokumenter og sager. Men et dokument er f.eks. ikke længere at sammenligne med et stykke papir. Det kan være billede, lyd, film og tekst.

Vores oplevelse fra de seneste projekter er i den forstand, at meget tænkning fra tidligere hænger ved og ikke helt honorerer den måde vi er på vej til at arbejde og samarbejde på tværs af og imellem moderne virksomheder. Der synes at være behov for en anden form for dynamik i understøttelsen af forretningsgange end tidligere.

Så hvor ESDH tidligere var tænkt som selvstændigt system indgår det i dag i langt højere grad som en central komponent i en række af systemer i en samlet løsning hvor de enkelte systemer varetager forskellige roller i tæt samspil.

Det stiller store krav til alle aktører i en implementering at forstå hvilken rolle ESDH skal spille i løsningen og hvilke systemer det skal arbejde sammen med for at understøtte forretningens behov på smidigst mulig vis.

Måske er ESDH som system på vej til at blive en del af selve ’limen’ mellem de øvrige systemer i den samlede virksomhedsløsning og på samme tid begrebet ESDH på vej til at opløses?

Del gerne tanker og erfaringer med os på dette område.