Fra der tages initiativ til anskaffelse af et nyt HR system til en kontrakt med den rette leverandør indgås kan der gå meget lang tid. Typisk mellem 2-3 år og ikke ualmindeligt at der går helt op til 5 år. Så længe det er HR der driver initiativet kommer behovet sjældent til topledelsens niveau, da mange andre funktionsområder – og mere kunderettede – overdøver.

De mange udbydere af HR systemer i Danmark kæmper en brav og tenderende til ideologisk kamp for at få lov til at implementere deres systemer, som kan frigøre processer og bundlinjer i virksomhedernes regnskaber. Et nyt initiativ i Danmark har set dagens lys med tilbud om freeware på HR systemet fra Cubes Software. Freeware betyder at HR systemets software – Cubes HR – er gratis at benytte. Det er ikke ligesom Open Source software, der kan kopieres og tilpasses, fuldstændig uden hensyntagen til ophavsret og vedligehold. Freeware betyder at Cubes stadig har ophavsrettighederne til softwaren, og at der ikke kan ske ændringer ved det uden deres tilladelse, ej heller må man videredistribuere til andre.

Spørgsmålet er om et sådan dansk initiativ er tilstrækkelig til at lokke potentielle virksomheder ’ud af busken’ og komme i gang med implementering af et moderne HR system? Selvom business casen vil se bedre ud initialt, så er softwareprisen kun en del af den samlede omkostning, og HR skal stadig overbevise topledelsen om de øvrige omkostninger kan hentes hjem. Hvis IT-afdelingen står for business casen kan det være anderledes legitimt, hvis de samtidig kan retfærdiggøre at anskaffelsen er en teknologi udskiftning, der kan lukke nogle funktionelle huller og samtidig optimere processerne i virksomheden. Den sidste del kommer pludselig til at fylde en del i forhold til ’bare’ at anskaffe et HR system.”