For at kunne nå frem til en beslutning omkring valg af system og leverandør er det vigtigt at opstille et veldokumenteret og objektivt beslutningsgrundlag. Man skal her sørge for at få vendt de sten, som er nødvendige – hverken flere eller færre – for at nå frem til det rigtige for ens virksomhed. Det er vigtigt at gøre opmærksom på, at der ikke er en ”one size fits all-løsning”. Hvad der kan være rigtigt for én virksomhed, er ikke nødvendigvis det rigtige for en anden.

Der er i princippet tre forskellige måder at foretage valg af system og leverandør på. Disse er:

  • Den ”hurtige” valgproces
  • Den ”omstændelige” valgproces
  • Den ”passende” valgproces

Herudover findes naturligvis en række kombinationer af de tre valgmetoder.

Det ”hurtige” valg består typisk i en meget kort proces. Virksomheden udarbejder som regel ingen – eller kun i meget begrænset omfang – en beskrivelse af sine behov. Antallet af systemer, man kigger på, er ofte begrænset til ét eller maksimalt to, og valget træffes typisk baseret på eksisterende viden, intuition og et par enkelte møder med leverandører. For helt små virksomheder kan den hurtige valgproces være den rigtige fremgangsmåde, da prisen er det afgørende kriterium.

Det ”omstændelige” valg består typisk i en meget omfattende kravspecifikation, udbud til en lang række leverandører og ofte en meget omstændelig proces omkring evaluering af produkt og leverandør. På grund af EU’s udbudsregler ser man ofte denne form i offentlige virksomheder, men også flere private virksomheder har praktiseret denne metode. Processen kan i nogle tilfælde tage op til et år eller længere.

Det ”passende” valg er karakteriseret ved, at virksomheden gør, hvad der er nødvendigt for at nå frem til et hensigtsmæssigt beslutningsgrundlag inden for en passende tidsmæssig ramme. Virksomheden har gjort sig klart, hvilke forretningsmæssige behov den har, og behovene er dokumenteret på et passende niveau. Antallet af leverandører er nøje udvalgt, og tilbud indhentes fra maksimalt tre leverandører.

De fleste virksomheder bruger unødigt megen tid på anskaffelsesprocessen. Især i betragtning af, at det implementeringsarbejde, der ligger forude, typisk er væsentligt mere kompliceret og arbejdskrævende. Et rigtigt valgt system – men forkert implementeret – kan hurtigt vise sig at være en dårligere løsning end det næstbedste system korrekt implementeret. Det er erfaringen, at det passende valg er den proces, der i de fleste tilfælde giver det bedste resultat. Virksomheden opnår et godt beslutningsgrundlag, og tiden, der anvendes, er acceptabel i forhold til den samlede tid, det tager at implementere systemet.