Fra et ERP-projekts interne styregruppemøde:

”Hvis ikke leverandøren gør som vi siger, må vi tage kontrakten op af skuffen.”

Og så er det man spørger: ”Mon vi havde været i denne situation, hvis kontrakten havde været oppe af skuffen i hele projektforløbet”?

Nu kan der naturligvis være mange forskellige årsager til konflikter mellem kunde og leverandør i et implementeringsprojekt, men det er vores erfaring hos HerbertNathan & Co (HNCO), at man ofte ikke sikrer, at alle projektdeltagere er bekendt med kontrakten og således ikke er helt sikre på, hvad der er min ret og pligt i projektet.

I projekter hvor vi kommer sent ind f.eks. i forbindelse med et projektreview støder vi ofte på den holdning, at det er en falliterklæring at måtte åbne kontrakten.

Vi mener det modsatte. Når nu erfarne mennesker har brugt relativt meget tid på at sikre en god aftale, så skal den også bruges. Men det kræver naturligvis, at kontrakten er udarbejdet således, at den kan bruges operationelt.

De kontrakter vi er med til at udarbejde er altid udformet således, at de giver en konkret anvisning på hvordan projektet skal køres, både metodemæssigt og ledelsesmæssigt, men også helt lavpraktisk med en detaljeret beskrivelse af arbejdsopgaver og hertil hørende rolle- og ansvarsbeskrivelse.

Naturligvis indeholder kontrakterne også ”juristeri” der er nødvendigt, specielt hvis det går galt, og kontrakterne har da også en tendens til at blive så lange, at projektdeltagerne ikke orker at læse den. Derfor har vi altid i vores projektmateriale et sammenkog af de dele af kontakten der vedrører det operationelle arbejde i projektet. Dette projektmateriale gennemgås på kick off og efterfølgende refererer projektlederen til det i sin kommunikation. Ikke som noget negativt man slår hinanden i hovedet med, men derimod som grundlag for den fælles planlægning der løbende finder sted.

At kunne bruge kontrakten som et operationelt projektledelsesværktøj kræver naturligvis, at man har taget udgangspunkt i en brugbar kontrakt. Mange projekter vi møder sent bygger på et kontraktkompleks der passer dårligt til et erp-projekt, hvor det jo er et langvarigt projektsamarbejde mellem kunde og leverandør, der er det essentielle for at få succes. Derfor har HNCO taget konsekvensen og i samarbejde med en anerkendt advokat udarbejdet en standardkontrakt specielt med henblik på at implementere forretningssystemer i virksomheder. Denne kontrakt fokuserer på projektprocessen og er et operationelt projektledelsesværktøj.

Men uanset hvilken kontrakt man har, så få den op af skuffen, før du bliver tvunget til at tage den op fra skuffen.