Det mest kritiske punkt for et ERP-projekt er omkring GO-LIVE. Det er det tidspunkt, hvor det skal bevises, at løsningen fungerer og kan anvendes i dagligdagen af de forskellige brugere.

Hvornår er det rette tidspunkt for GO-LIVE?  Mange ERP-projekter omfatter Økonomi, og de fleste virksomheder vælger at have en GO-LIVE dato enten den 1.januar eller 1.juli af hensyn til aflæggelse af regnskabet. Det er vigtigt at vide, om regnskabet skal hentes fra det gamle eller nye system, eller en kombination af begge systemer.

Men der kan også være andre hensyn. Virksomheder som har sæson-betonet salg eller produktion vil typisk forsøge at lægge GO-LIVE udenfor høj-sæsonen. Det er en god ide at få afprøvet de nye arbejdsprocesser og funktionalitet i systemet, når der ikke samtidig er en presset dagligdag. Eventuelle fejl kan lettere overskues og håndteres, når der ikke er så meget ”trafik” på systemet.

GO-LIVE datoen skal kommunikeres til alle parter. Det er vigtigt, at datoen står lysende klart for alle interessenter, så alle ved, hvornår de skal anvende det nye ERP-system. Inden GO-LIVE bør der være afholdt møde mellem projektledelse og styregruppe, hvor man er enige om, at der trykkes på start-knappen.

Der skel helst være nogle dage op til GO-LIVE, hvor brugerne ikke skal anvende systemet, så der kan foretages de sidste kritiske forberedelser omkring datakonvertering, iværksættelse af kørsler m.v.  Derfor lægges GO-LIVE datoen ofte i forbindelse med en weekend, helligdage eller en ferie. Konsulenter, som har deltaget i mange ERP-projekter, er vant til at ofre deres vinterferie eller påske for at sikre en succesfuld GO-LIVE.

Der er en række aktiviteter omkring GO-LIVE. Nedenstående tjekliste kan bruges til at kontrollere, om alt er på plads til iværksættelse af det nye ERP-system:

  • GO-LIVE plan udarbejdet med detaljeret beskrivelse af alle aktiviteter i forbindelse med GO-LIVE samt evt. afhængigheder
  • Beskrivelse af funktionalitet som iværksættes, samt liste over mangler der skal udbedres efter GO-LIVE (f.eks. udestående fejl fra test)
  • Beskrivelse af fall-back plan og ”last point of no-return”, hvor man kan vælge at stoppe en GO-LIVE og fortsætte med anvendelse af det gamle system, hvis der opstår problemer
  • Beskrivelse af nye eller ændrede kørsler, som skal køre automatisk i ERP-systemet
  • Plan for alle kommunikationsaktiviteter er udarbejdet og målrettet forskellige interessenter
  • Alle nøglebrugere har gennemført relevant uddannelse, så de er i stand til at bruge systemet ved idriftsættelse
  • Brugervejledninger og instrukser er udarbejdet og dækker over alle de relevante arbejdsprocesser, som er berørt af systemet
  • Datakonvertering er foretaget, og/eller der foreligger en plan for hvilke data der evt. skal konverteres efter GO-LIVE
  • Alle brugere er oprettet med relevante roller og adgange til systemet.

Det er en god ide, inden GO-LIVE, at afholde såkaldte verifikationsmøder, hvor man går listen igennem og sikrer, at alt er på plads.

I selve GO-LIVE perioden vil man ofte være på en detailplan, der følges time for time. For hver aktivitet markeres om det er gennemført, samt en bemærkning om der har været evt. uforudsete problemer undervejs.

Så skal det selvfølgelig fejres bagefter. Der er ofte et stort arbejdspres på projektdeltagerne i forbindelse med GO-LIVE. Det er derfor god skik at give en ordentlig middag i byen et par uger efter GO-LIVE, hvor man ved at alt fungerer efter hensigten.

Held og lykke med din næste GO-LIVE!