Når en virksomhed går i gang med implementering af nyt ERP-system er det ofte et krav, at alle data skal konverteres. Det er helt natuligt, at der er et ønske om at kunne se data mange år tilbage, også efter at virksomheden er gået over på det nye system. Dette gælder både økonomital, kundehistorik, salgstal, personaleoplysninger, indkøb, produktion og lager m.v., hvor det er vigtigt at have de historiske oplysninger.

Det er imidlertid både komplekst og ressourcekrævende at foretage en fuld datakonvertering, og det er måske heller ikke nødvendigt. For regnskab kan man f.eks. vælge at konvertere på et summarisk niveau, dvs. ikke de enkelte poster, men kun sumtal. For debitorer og kreditorer kan man vælge kun at konvertere åbne poster. Man kan også have en strategi om, at historiske oplysninger kun er tilgængelige i datawarehouse, eller at man i en periode holder det gamle it-system tilgængeligt til brug for opslag på oplysninger.

I forbindelse med implementering af nyt ERP-system laver man ofte om på datastrukturer (kontoplan, kunde og varenumre etc.), dels for at anvende ERP-systemets standardopsætning, og delsfor at opnå en mere hensigtsmæssig og tidssvarende struktur. Det gør det imidlertid mere komplekst at lave datakonvertering, når der ikke kan laves en 1-1 konvertering.

Samtidig opdager man, at data i det gamle system ikke var perfekte. Mange års brug (og misbrug) af data i det gamle system kommer op til overfladen, når man skal lave konvertering. Typiske eksempler er dubletter på kunde-, leverandør- og varestamdata, fiktive numre, mangelfulde registreringer og statuskoder, som ikke længere giver mening.

Ligesom når man skal vurdere andre krav til ERP-systemet, kan man også ved datakonvertering med fordel anvende MoSCoW metoden (Must have, Should have, Could have, Won’t have):

  • M – Must: Beskriver et krav, som skal være opfyldt i den endelige løsning for at det bliver en succes
  • S – Should: Beskriver et krav, som er højt prioriteret, og som bør opfyldes, hvis det er muligt
  • C – Could: Beskriver et krav, som er ønskværdigt men ikke nødvendigt. Det kan gøres, hvis der er tid og ressourcer til at gennemføre det
  • W – Wont: Beskriver et krav, hvor det er besluttet ikke at gennemføre det

Det ville være rart at have salgsstatistikker i det nye system 20 år tilbage, men er det absolut nødvendigt? Når det kommer til stykket, hvor mange ser på disse tal, og er det umagen værd at bruge ressourcer på at konvertere disse data? En god datakonverteringsstrategi er at ”konvertere så lidt som muligt” og kun det, som er absolut nødvendigt.

En anden strategi kan være at lave en stor del af konverteringen manuelt. Der er selvfølgelig data, som fylder så meget, at man er nødt til at lave datakonverteringsprogrammer, men en løsning kan også være at lade brugerne indtaste data i det nye system. Det er måske kedeligt arbejde, men brugerne får allerede fra starten en god fornemmelse for, hvordan systemet virker, og der er mulighed for at kvalitetssikre og sortere i data i forbindelse med registrering. På den måde kan man samtidig få ryddet op i kunde og leverandørstamdata, som ikke længere er relevante.

Allerede tidligt i ERP-projektet bør der laves en konverteringsstrategi, som beskriver, hvilke data der skal konverteres og hvor mange år tilbage. Konverteringsstrategien skal godkendes af ledelsen, så den kan danne grundlag for allokering af ressourcer og budget til datakonvertering, samt beskrivelse af en mere detaljeret konverteringsplan.