“Man kan jævnligt møde den holdning hos såvel ERP-købere som leverandører, at en kontrakt om levering og implementering af et ERP-system er et nødvendigt onde, som man lægger i skuffen efter underskrift og kun tager frem, hvis man bliver uenige. Det kan måske lyde sympatisk, men er det klogt?”

 

Når man indgår aftale om levering og implementering af et ERP-system, beskriver man naturligvis pris, de varer aftalen omhandler og i en eller anden form også de services, der ydes af leverandøren i forbindelse med projektet og evt. efterfølgende vedligeholdelsesperiode. Det hele pakkes ind i en kontrakt, som afhængigt af sin udformning er underlagt forskellige juridiske fortolkninger.

Kontraktjuraen vedrører i sagens natur primært de situationer, hvor noget går galt og man bør altid rådføre sig med en jurist før kontrakten indgås. Samt i tilfælde af at man får brug for at nærstudere betingelserne når noget er gået galt. Dette understøtter umiddelbart tanken om at lade kontrakten ligge i skuffen medmindre man bliver uenige, men der er andre forhold, som gør det fordelagtigt løbende at bruge kontrakten som et dagligt arbejdsredskab.

I forbindelse med leverandørvalg og aftaleindgåelse bør kunden foretage en lang række afklaringer med den evt. kommende leverandør om hvorledes samarbejdet skal forløbe.

Disse afklaringer dækker emner som scope, succeskriterier, beskrivelser og omfang af vareleverancer, beskrivelser og omfang af services, arbejdsmetode, samarbejdsorganisation og beføjelser, opgavefordeling mellem kunde og leverandør, tidsplan, afprøvning, uddannelse, principper og proces for datakonvertering, go-live proces osv. Afklaringerne bør samlet udgøre fundamentet for det kommende projekt, dvs. ”projektgrundlaget”. Enighed mellem kunde og leverandør om det samlede projektgrundlag bør være en væsentlig parameter i valg af samarbejdspartner.

Projektgrundlaget kan med fordel integreres i kontrakten eftersom

  • det indeholder væsentlige parametre for valg af den rette samarbejdspartner
  • det skal afklares før endeligt leverandørvalg foretages og kontrakt indgås
  • det skal dokumenteres så det kan fastholdes
  • det udgør den ”grundlov” som samarbejdet forventes at bygge på

Når kontrakten således er projektets grundlov, skal den ikke gemmes væk til evt. uenighed opstår, men skal (evt. i relevante uddrag) synliggøres i projektet, således at bestemmelser, som tilmed kan være forhandlede kompromiser, efterleves. Uden denne synliggørelse risikerer man i værste fald, at kundens og leverandørens projektdeltagere aftaler deres egne spilleregler uden at tage højde for aftaler og forhandlingsresultater.

Et projektgrundlag, som er afklaret og aftalt mellem parterne tidligt i forløbet, kan naturligvis have behov for justeringer undervejs – f.eks. hvis projektdeltagerne har gode argumenter for i praksis at gøre noget på en anden måde end oprindeligt aftalt. Når projektgrundlaget er indarbejdet i kontrakten, skal løbende justeringer naturligvis håndteres som kontraktændringer. Kontraktændringer behøver dog ikke at være dramatiske nyforhandlinger, men kan håndteres smidigt ved at bestemme, hvem der har beføjelser til at beslutte ændringer til hvilke dele af projektgrundlaget.

En af pointerne ved at indarbejde projektgrundlaget i kontrakten er dermed at man på en meget simpel måde øger sandsynligheden for at væsentlige beslutninger om projektændringer bliver løftet op i øjenhøjde for de nødvendige beslutningstagere, uden at man dermed behøver at eskalere alt.

Kontrakten bliver således et dagligt arbejdsredskab for projektdeltagerne, hvor man kan finde de opdaterede rammer for projektets aktiviteter, og ikke blot et glemt og statisk dokument.

Det kræver dog at man bruger ressourcerne på at skrive projektgrundlaget ind i ERP-kontrakten og at man ikke efterfølgende kommer til at glemme kontrakten i skrivebordsskuffen.