Står man som virksomhed overfor at skulle implementere en ny løsning, så er det ofte klart for de leverandører man spørger, hvor meget tid leverandøren forventer at skulle bruge for at levere deres del af opgaven.  Men det er også vigtigt at få kvantificeret, hvor mange ressourcer man selv afsætte for at gennemføre ERP implementeringsprojektet. I det her blog-indlæg beskæftiger jeg med, hvad der bør afklares omkring egen involvering i projektet allerede i forbindelse med tilbuds-/valg fasen.

Det er jo på dette tidspunkt, at det er muligt at påvirke leverandørnes aftalegrundlag – således man får det med, som man ønsker leverandøren skal stå for.

Flere elementer er afgørende for hvilken ressourcemængde der skal afsættes internt:

  • Hvor meget ændres forretningsprocesserne i forbindelse med skiftet
  • Hvilke leveranceforpligtigelser har virksomheden selv
  • Hvilke roller forventer leverandøren at kundevirksomheden selv tager i projektet

Det er umiddelbart min erfaring, at leverandøren ofte undervurderer kundens indsats i tilbudsfasen. Så det kan give god mening lige at kontrolberegne om tilbuddet giver mening. Forventer leverandøren, for eksempel, at kunden har en halv tids projektleder på i projektets løbetid og det er 8 måneder – så må involveringen jo være 600 – 700 timer. Jeg har flere gange set dette opgjort til et væsentligt mindre antal timer.

Der kan være flere grunde til at leverandøren kommer til at anføre en for lille involvering. Det kunne f.eks. være:

  1. Tilbuddet synes mere attraktivt, hvis man ikke behøver at gøre så meget selv.
  2. Leverandøren forsøger at usynliggøre leverancer, som er kundens ansvar
  3. Det er individuelt og afhængigt af kompetencerne hos de interne ressourcer

Inden aftalen indgås bør virksomheden få etableret sin projektorganisation med de personer, som man ønsker skal arbejde i projektet og få klarlagt om disse medarbejdere kan blive frigjort fra deres daglige arbejde i nødvendigt omfang i forhold til opgaverne i projektet og endelige klarlagt disse personers kompetencer i forhold til det område de skal beskæftige sig i projektet samt deres erfaring med projektarbejde.

Det er min erfaring, at en for lille projektdeltagelse fra kundens side kan være rigtig svær at ændre senere i forløbet. Det er de færreste, der har en organisation med så stor kapacitet at der kan flyttes ressourcer til projektet uden det betyder der er nogle andre der skal arbejde mere. Det kan endvidere være meget svært at komme ind midt i et projektforløb og hurtigt være på fuld omgangshøjde med hvad der foregår.

De opgaver som jeg som projektleder på vegne af kunden, ofte arbejder med, er at sikre at virksomheden netop har klarhed over, hvad kunden selv skal levere hen over projektets løbetid. Nogle gange bliver det først klart i løbet af projektet, at de opgaver kunden selv skal udføre, er opgaver som man ikke har kompetencerne til. Det er skyldes at det at udføre større ERP projekter ikke er dagligdag hos de flest virksomheder og man bliver overrasket over dybden og bredden af opgaverne.

Der kan være afgørende forskelle på hvad leverandørerne har medtaget og ikke medtaget – så det er jo ligeledes relevant at få afklaret for at kunne gøre leverandørernes tilbud sammenlignelige.

Fra samme grund kan det billigste tilbud, vise sig ikke at være det billigste, hvis leverandøren har forudsat en lang række leverancer skal leveres af kunden, uanset hvor lang tid leverandøren så tror, der skal bruges. Er det kort tid, så kunne man foreslå at leverandøren overtager dette for samme timeantal til fast pris. Så er det spændende at se om de ville acceptere dette.

Så en klar anbefaling er at bruge tid på at få vurderet om de leverancer du som kundevirksomhed skal levere er realistisk vurderet i tidsudstrækning og om du er klar til at kunne udføre de opgaver, som leverandøren ser dig som leverandør af.

I mit næste blog-indlæg vil jeg behandle lidt mere omkring de roller og opgaver, som der er i et projekt, som skal håndteres af kunden.