At anskaffe nyt ERP-system er ikke noget som mange virksomheder gør ofte og det er svært at tage en så væsentlig og påvirkende beslutning om valg uden den nødvendige erfaring. Leverandørerne gør ikke beslutningen lettere, og de lægger meget vægt på alle de gode funktioner som systemerne tilbyder, så virksomhederne ofte mister fokus på det som er vigtigt og som er deres reelle behov.

Sikring af at virksomheden får den bedste løsning er konsulenternes primære fokus. Det er selvfølgelig givet i alle ERP-anskaffelser, men det er sværere end virksomhederne i starten har opfattelsen af. Konsulenter har værktøjskassen med erfaringen, viden, metoder og værktøjer til at få valgt det bedst mulige system på den mest effektive måde.

Her er 5 aspekter af ERP-anskaffelse, som konsulenterne kan bidrage med:

1. Projektledelse

Det er meget mere svært at vælge system end mange tror. Det kan ikke bare klares ved at læse nogle anmeldelser af nogle systemer og så få et par demonstrationer. Der er mange ting som afdækkes i processen, såsom overblik over processerne, prioritering af behovene samt at specificere kravene på et passende niveau. Og det er alt sammen før man vurderer de forskellige løsningsmuligheder. Næste trin er demonstrationer og tilbudsprocessen samt evaluering af de forskellige tilbud. Derefter kommer forhandling samt indgåelse af en kontrakt der sikrer at pris og kvalitet kan indfri forventningerne. Konsulenten hjælper igennem hele processen med styring af processen, udarbejdelse af beslutningsgrundlag samt løbende rådgivning baseret på viden, markedskendskab og erfaring.

 

2. Uafhængig rådgivning

Den meste information der kommer fra leverandørerne er i bedst fald subjektivt. De vil altid vise det som de synes repræsenterer og differentierer deres produkt bedst i forhold til konkurrenterne. Vil virksomhederne virkeligt tage den risiko at bedømme på basis af leverandørernes præsentation? Eller vil man hellere samarbejde med en uafhængig konsulent, som ikke har interesser eller udfører implementeringsarbejde i det ene eller andet system? Oftest har konsulenterne tilstrækkeligt markedskendskab til at se igennem leverandørernes budskaber samt i det hele taget etablere et objektivt og veldokumenteret beslutningsgrundlag for valget af system.

 

3. Involvering af nøglebrugere

Anskaffelse af ERP-system bør være et forretningsprojekt snarere end et IT-projekt. Interessenter i hele virksomheden – ikke blot IT-afdelingen – vil blive påvirket og hvordan nøgleinteressenterne vurderer valget af ERP-system er afgørende for anskaffelsen. Der skal fås ”buy-in” fra nøgleinteressenterne i virksomheden, hvilket også vil lette den senere implementering. Konsulenterne kan hjælpe interessenterne igennem ERP-anskaffelsen i en travl hverdag, så de påvirkes mindst muligt.

 

4. Markedskendskab og kravspecifikation

Det kan være vanskeligt at få defineret kravene rigtigt. At spørge nøglebrugerne om at stille kravene kan give et godt overblik over de nuværende processer og problemstillinger, men man kan overse de fremtidige krav og behovet for at opnår forbedringer i forhold til i dag. En stor risiko er at man forsøger at kopiere det gamle system med sine krav, og hvor kravene bliver for detaljerede og specifikke. Der skal være indbygget fleksibilitet i kravene, så leverandøren så vidt muligt kan få sit løsningsforslag til at opfylde de underliggende forretningsbehov med standardfunktionalitet. Konsulenter har erfaring med hvad systemerne kan og kan derved ”oversætte” kravene så leverandørerne kan forstå dem og bedst kan opfylde dem med standardfunktionalitet.

 

5. Overblik over udbudsprocessen

Anskaffelseskonsulenter har overblik over markedet og ved hvordan salgscyklen hos leverandørerne fungerer. De kan derved også sikre at udbudsprocessen gennemføres, så den bedste løsning til den laveste pris kan findes. Det kan være risikabelt at vælge det ”forkerte” system, men det kan være meget værre at få valgt den forkerte implementeringspartner. Et dårlig system godt implementeret er langt oftest bedre end et godt system dårligt implementeret. Konsulenter kan sikre effektiv dialog og kender aftaleforholdene i ERP-branchen. Det sker faktisk ikke sjældent at konsulenternes honorar bliver betalt af de besparelser der opnås i prisen ved en god konkurrenceudsættelse og besparelser i det senere udbud ved valg af den bedste implementeringspartner.