Der er rigtigt mange ERP-systemer på markedet at vælge fra, og leverandørerne er gode til at give imponerende produktdemonstrationer. Men pas på, for det kan være meget kompliceret at vælge det rigtige system og den rigtige leverandør. Så inden man går videre bør an stille sig følgende 10 spørgsmål:

 

1. Forstår man forretningsbehovene og hvad ledelsen forestiller sig at ERP-systemet skal understøtte?

Hvis den nuværende løsning er af ældre dato er det nemt, men hvis virksomheden ønsker at øge sin omsætning, forbedre produktiviteten eller forbedre effektiviteten i forbindelse med anskaffelse af nyt ERP, kan det kræve lidt mere dybdegående analyse. Mange ERP-projekter har fejlet bare på grund af manglende målsætninger eller manglende involvering fra ledelsen.

 

2. Har man allerede en leverandør?

I givet fald kan beslutningen allerede været taget, men hvis man ikke er tilfreds med systemet eller implementeringspartneren kan det være tidspunktet at skifte ud, hvis man alligevel overvejer på nyanskaffelse. At skifte til en ny leverandør kan medføre noget forstyrrelse, men nogle gange kan det være hensigtsmæssigt at ”ryste posen”, især hvis man har fået nogle nye forretningsbehov.

 

3. Er der nogle skræddersyede systemer, som ERP-systemet skal erstatte eller integrere med?

Det kan være svært for et standard ERP-system at konkurrere med et skræddersyet system, for det er jo udviklet til at kunne det som det skal, og nu kender man det jo. Integrationer er nok en af de elementer, som koster mest i en nyanskaffelse. Og oftest vil leverandørerne ikke give fast pris på udvikling af integrationer. Ligeledes skal man huske at der er to sider af integration – det system som der skal integreres med skal sandsynligvis også tilpasses.

 

4. Har ERP-systemet en brancherelateret løsning?

Der er visse ERP-systemer som specifikt er udviklet til en branche og det er jo et godt sted at starte, for der er både en branchetilpasset løsning og leverandørens kompetencer indenfor branchen. Men der kan også være ”implementeringsacceleratorer”, som er særlige opsætninger af systemet til en specifik branche. Det optimale er at vælge en leverandør, som både har en accelerator og som også har kompetencen til at implementere den.

 

5. Hvilken funktionalitet har virksomheden behov for?

Virksomheden har måske ikke brug for en væg-til-væg løsning der indeholder alt. Hvilke punkt-løsninger (BoB=Best-og breed løsning) har man i forvejen, og hvilke områder af løsningen har man egentlig behov for. For mange systemers vedkommende køber man hele funktionaliteten (dog indenfor et vist omfang), men for hver funktion der skal implementeres, koster det, og nogle gange kan det være hensigtsmæssigt at fastholde en velfungerende punkt-løsning og så reducere risikoen i et måske større ERP-implementeringsprojekt.

 

6. Passer systemet til virksomhedens forretningsprocesser?

Det tilstræbes altid at bruge systemets standardfunktionalitet så langt som det går, og så må virksomheden tilpasse sine processer efter systemet. Tidligere var dette mere problematisk, men efterhånden er systemerne så funktionsrige og fleksible at selv større tilpasninger til virksomhedens behov kan sættes op uden at kompromittere systemets standardfunktionalitet. Man skal også være åben for, at når man først får taget systemet i brug og bliver fortrolig med det, finder man en masse smutveje til at få opfyldt sine behov. Men det kræver noget forandringsledelse at komme til det punkt og stadig fastholde en høj grad af standardfunktionalitet.

 

7. Har man IT-ressourcer til at drifte en on-premise ERP-løsning?

Med begrænsede ressourcer kan der i en ERP-anskaffelse komme pres på IT-afdelingen, især da både den eksisterende løsning skal driftes, samtidig med at en række drifts- og udviklingsopgaver skal klares i forbindelse med et implementeringsprojekt. Prisen for hosting i skyen, og SaaS (Software-as-a-Service) falder drastisk, og det kan være tidspunktet at overveje et skift i IT-driftsstrategien, hvorved presset på IT-afdelingen kan holdes ned.

 

8. Hvilke ydelser forventer virksomheden af ERP-leverandøren?

ERP-leverandøren kan levere et antal forskellige services, lige fra hjælp til etablering af infrastruktur og hosting, opsætning af systemet, udarbejdelse af tilpasninger og integrationer, uddannelse af brugere og igangsætningshjælp, samt også hjælp til tilrettelæggelse af virksomhedens fremtidige processer, baseret på den bedste praksis der er i systemet samt leverandørens kompetencer indenfor kundens branche. Lige så vigtigt er at gøre sig klart, hvad leverandøren typiske ikke leverer, og det er fx den interne forandringsledelse, som skal til for at få brugerne til at købe ind på projektet og senere på systemet, når det skal tages i anvendelse.

 

9. Hvad er den reelle omkostning for en ERP-løsning?

Det kan være vanskeligt at bestemme den reelle omkostning for en ERP-løsning, for hvad skal man regne med i summen eller i en business case for projektet? Selvfølgelig medregner man licens- og implementeringsomkostninger samt eventuelle rådgivningsomkostninger, men skal man også regne omkostningerne til leverandører af fortsættende systemer som der skal integreres til med? Skal den interne tid regnes med? Skal man regne de løbende vedligeholdelses- og driftsomkostninger med (i en TCO over 3, 5 eller 10 år)? Skal man indregne forventede større opgraderinger i ændringer i løsningen indenfor den valgte TCO-periode?

 

10. Har leverandøren en langsigtet produktstrategi?

Det skulle gerne være således, at det valgte system har en nogenlunde langsigtet tidshorisont, hvor det løbende bliver aktivt supporteret og forbedret ved opgraderinger. Det kan forventes at systemets levetid vil være 10 år eller mere. Visse undersøgelser viser virksomhederne forventer en levetid på op til 15 til 20 år! Man skal sikre sig at man kan vokse og udvikle sig med løsningen i en rimelig tidshorisont og med en rimelig business case.