Virksomhedens ’operating model’ kan bedst beskrives som den måde driften som helhed bliver udført på. Der vil således altid eksistere en defacto operating model, dvs. den der eksisterer her og nu, og måske ligger der en plan for dens udvikling.

Operating modellen kan bestå af følgende:

  • Virksomhedens struktur, f.eks. datterselskaber og formelle strukturer
  • Forretningsprocesser, f.eks. mht. harmonisering, shared services og out-sourcing
  • Organisation og roller, hvem gør hvad?
  • Aktiver, f.eks. produktionsapparat og bygninger, og hvordan de udnyttes
  • IT-systemer og -infrastruktur
  • Master data
  • Leverandører og partnere

Disse elementer og hvordan det hele fungerer i sammenhæng udgør virksomhedens operating model. Der kan i sagens natur være tale om en meget kompleks model.

I det daglige sker der løbende justeringer i forhold til ovenstående, f.eks. en mindre organisatorisk ændring eller justering af en forretningsproces. Andre gange er der tale om markante ændringer som f.eks. outsourcing af et procesområde eller opkøb af en virksomhed. Det italesættes dog ikke som ændringer til virksomhedens operating model, men når alt kommer til alt, drejer det hele sig om at sikre den mest effektive operating model. Effektiviteten måles på bundlinje, kundetilfredshed, vækst i omsætning eller hvad der nu er relevante KPI’er for den givne virksomhed.

Virksomhedens forretningssystemer og operating model går hånd i hånd – eller rettere sagt, det bør de gøre. Et nyt ERP-system kan være den afgørende faktor for at udvikle operating modellen. Men man kan også forpasse udviklingsmuligheden i forbindelse med anskaffelse af et nyt ERP-system. Tilsvarende kan et eksisterende ERP-system ende med at være en begrænsende faktor i forhold til at udvikle operating modellen, måske er der processer som ikke understøttes tilstrækkeligt, eller teknologien besværliggør outsourcing for at nævne et par eksempler.

Under implementeringen af et nyt ERP-system er der fokus på standardprocesser og virksomhedens organisering i forhold til disse. Master data management bliver adresseret, og IT-infrastrukturen bliver selvfølgelig tilrettelagt. Men er arbejdet drevet af en eller anden form for blue print for virksomhedens fremtidige operating model? Ofte ser vi de store ERP-programmer drevet af ønsket om at transformere og effektivisere driften – her er svaret klart Ja”. I andre tilfælde er svaret måske ikke så entydigt, måske der bare er tale om at skifte fra system A til B mere eller mindre en til en. I alle tilfælde er det vigtigste, at det er baseret på en aktiv stillingtagen til den operating model, der skal understøttes.

Selv om man ikke står med aktuelle planer om udskiftning af ERP-systemet, så er det en sund øvelse – med jævne mellemrum – at sammenholde virksomhedens eksisterende operating model og planer til dens udvikling med ERP-systemet. Er der et acceptabelt match? Hvilke gap’s er der? Er der risiko for, at disse gap’s bliver kritiske? Et sådan sanity check kan hjælpe til en pro-aktiv styring af virksomhedens forretningssystemer.