Et ERP-projekt er et forretningskritisk projekt, der naturligvis bør understøttes af en passende kontrakt. Men ofte ser parterne sig ikke i stand til at indgå en kontrakt ved opstart af projektet, fordi scopet ikke er fastlagt – så hvad gør man så?

Det er en klassisk situation. Kunden har været i gennem en selektionsproces og er blevet varm på en leverandør, som kunden gerne vil indlede et samarbejde med. Kunden vil gerne holde leverandøren op på det, som leverandøren har lovet gennem selektionsprocessen – men leverandøren siger, at der ikke kan indgås en bindende kontrakt, før der er gennemført en analysefase, hvor kravene og scopet fastlægges. Leverandøren presser derfor på for at komme i gang og få gennemført analysefasen.

Her er det, at kunden skal have is i maven og udnytte, at der fortsat er en konkurrencesituation. Der er nemlig mange forhold, som kunden med fordel kan forhandle sig til, inden en analysefase startes.

Min anbefaling er, at inden kunden indleder nogen form for samarbejde med leverandøren, og dermed giver leverandøren følelsen af at ”den er hjemme”, bør parterne indgå en ”Aftale om hovedprincipper”, som dels er en hensigtserklæring om et samarbejde og dels fastlægger de kommercielle hovedpunkter for et samarbejde.

En sådan ”Aftale om hovedprincipper” kan med fordel indeholde følgende:

  • Aftalte prismodeller og timepriser, herunder aftalte licenspriser, timepriser og transportpriser samt prismodel for analysefasen, prismodel for implementeringsfasen
  • Aftalt overordnet tidsramme for de forskellige milepæle i projektet (Revideres i analysefasen)
  • Aftalt kontraktform for implementeringsfasen. Kontrakten bør indeholde de aftalte styringsmekanismer for:
    • Scope – Hvordan man beskriver og styrer hvad der skal leveres af services/ydelser og systemer/løsninger (Beskrivelserne udarbejdes i analysefasen)
    • Kvalitet – Hvordan man afprøver det leverede
    • Tid – Hvordan man styrer levering til aftalt tid (Tid – og aktivitetsplan udarbejdes i analysefasen)
    • Pris – Hvordan man styrer hvornår og hvor meget der betales for de aftalte services/ydelser og systemer/løsninger (Estimaterne revideres i analysefasen)
  • Aftalte leverancer fra analysefasen, som skal kunne indgå direkte som bilag i den aftalte kontrakt for implementeringsfasen (f.eks. tids- og aktivitetsplan, løsningsbeskrivelse, metoder, projektorganisation, priser og betalingsplaner, m.m.)
  • Leverandørens commitment til nøglepersoner i projektet
  • Rollefordeling imellem kunde og leverandør i implementeringsprojektet
  • Øvrige commitments fra leverandøren, f.eks. beskrivelse af funktionalitet som leverandøren under selektionsprocessen har lovet at udvikle som en del af standardløsningen

Pointen er, at kunden bør udnytte konkurrencesituation og tænke hele kontraktprocessen igennem fra starten og sikre en rød tråd mellem analyse og implementering.

Når ”Aftale om hovedprincipper” er underskrevet, kan leverandøren udarbejde en aftale om analysefasen, som baserer sig på de aftalte principper, og samarbejdet kan komme i gang.

HerbertNathan & Co. har lang erfaring med rådgivning om ERP-kontrakter og har udarbejdet en kontrakt specifikt til ERP-projekter, som er mere ”balanceret” end de typiske leverandørkontrakter.