Banner
Den gode anskaffelsesproces
This is my site Skrevet af Ib Pedersen, HerbertNathan & Co den 5. September 2017 – 12:05

Kender I det … Det hele var ikke var med fra starten, prisen blev højere, leverandørerne var uforberedte og gav dårlige usammenhængende og usammenlignelige tilbud? Oplevelserne ved anskaffelse af IT-systemer er mange. Ofte kommer vi, som rådgivende uvildige konsulenter, ud og skal hjælpe virksomheder og offentlige organisationer, hvor de lige har haft lignende oplevelser. Vi bliver i den situation bedt om at forklare hvad årsagen er og hvordan den affødte problemstilling kan løses.

 

Problemstillingerne og årsagerne bag ved oplevelserne er mange og mangfoldige, og vores erfaring er at det grundlæggende skyldes den måde, som virksomheden har grebet anskaffelses-processen an på. Uanset om anskaffelsen gælder et system, en leverandør eller begge dele, er det vigtigt at kunden styrer processen fra start til slut, og ikke overlader tilfældigheder til andre. Når det er sagt, så har vi gennem mange år efterhånden fået opbygget nogle gode råd, som hvis de følges vil sikre at virksomheden får en god anskaffelsesproces. De 10 gode råd er følgende:

 

  1. Skab forankring og involvering
  2. Udarbejd en business case og brug den til at følge op på projektets succes
  3. Brug ikke mere end tre måneder på anskaffelsesprocessen
  4. Skab overblik over de mange leverandører på markedet
  5. Fastlæg de forretningsmæssige behov, men gå ikke for dybt
  6. Indhent ikke tilbud fra mere end tre leverandører
  7. Sørg for at sætte tilstrækkelig økonomi af til projektet
  8. Vælg den rigtige kontraktform
  9. Vær realistisk om egen formåen
  10. Hent hjælp og erfaringer udefra

 

Nogle af rådene er åbenlyse, og er kendt stof, men ikke desto mindre, ser vi gang på gang at de ikke følges. Derfor dette indlæg, som bør være kendt stof for personer der anskaffer IT-systemer, og især standardsystemer.

 

  1. Forankring og involvering

IT-systemer, og i særdeleshed forretningssystemer, er til for forretningen. De er ikke kun til specifikke afdelinger som IT, HR, og økonomi. Disse systemer involverer udover afdelingsgrænserne, og bør i en anskaffelse og efterfølgende implementering forankres fra topledelsen og ud til alle direkte og indirekte involverede. Allerede her – før et system er anskaffet – er det vigtigt at påpege forandringsopgaven, som ikke må undervurderes, ellers opstår en af de kedelige oplevelser, hvor ny teknologi implementeres i en organisation, som ikke ønsker forandring, hvorved teknologien taber og bliver en dyr unyttig oplevelse.

 

  1. Business casen som styringsværktøj

Hvis ikke (det ser vi nogle gange!) der er en business case skal den udarbejdes, og det er vigtigt at den indeholder de pejlemærker, som projektet løbende skal styres efter. Det er de faktorer som afgør om projektet har været en succes eller en fiasko.

 

  1. Forretningsmæssig vigtighed

Der er typisk flere faktorer som afgør anskaffelsen forretningsmæssige vigtighed, som tilgængeligheden af interne ressourcer og deres kompetencer, sikkerheden for pris og løsning, omfanget (scope) af projektet og systemet, antal af relevante systemer, interne politiske forhold og beslutningsprocesserne, osv. Prioriteringen af anskaffelsen skal ledelsesmæssigt typisk ses i en større sammenhæng end det enkelte system. At imødekomme disse faktorer for at få en beslutning igennem kan tage lang tid, hvor der ofte er en tendens til at gå i en meget stor detaljeringsgrad. Dette er typisk ikke nødvendig, da det bliver en meget omstændig anskaffelses-proces. Alternativet er en hurtig proces, hvor den første og bedste løsning vælges uden en større en hensyntagen til virksomhedens øvrige prioriteringer. Vi anbefaler at finde et mere passende niveau mellem den omstændige og hurtige anskaffelsesproces, hvor der tages hensyn til de samlede prioriteringer, men uden at gå i en unødvendig detaljeringsgrad.

 

  1. Overordnede behov ud fra processerne

Standard systemerne er struktureret efter den typiske virksomheds procesbehov, f.eks. fra rekvisition til betaling dækkende bl.a. indkøb og fakturagodkendelse. Få fastlåst hvilke processer, som skal dækkes af det nye system og tag derefter mod udvalgte leverandør demonstrationer for at blive inspireret. Lad være med at ulejlige for mange leverandører, da interessen ellers vil falde fra deres side.

 

  1. Dokumentation af de væsentligste behov

Når I er blevet inspireret er det tid til at stille de få, men væsentlige behov, der er vigtige for jeres forretning. Denne screening af mulige løsninger og leverandører kan struktureres som led i en markedsscreening og prækvalifikation, og dermed anvendes i den efterfølgende tilbudsgivning. Det er vigtigt at dokumentere disse behov, da det fungerer som en erkendelsesproces i jeres afklaring. Behovene kan typisk afdækkes indenfor få workshops per hovedproces, som det nye system skal kunne støtte. Fokusér på nøglebehovene, og de områder i processerne som ikke er ”standard” for systemerne.

 

  1. Fastlæg knock-out kriterier

Det er ikke kun behovene og kravene, der afgørende for valget af system og leverandør. Der er andre kriterier, som f.eks. referencer, kompetencer, størrelse, dybde og bredde i systemet. Fastlæg de kriterier, der er relevante og passende for Jer, og inviter maksimalt tre leverandører til at afgive tilbud (i offentlige udbud er der andre hensyn at tage, hvor dette ikke kan lade sig). Årsagen til kun at invitere 3 leverandører er at kvaliteten i tilbuddene vil svinge kraftigt, såfremt der er flere. Leverandørerne vurderer sandsynligheden for at vinde udbuddet bl.a. ud fra antallet af tilbudsgivere, og jo flere der er, desto lavere sandsynlighed for at vinde. Sørg for så mange kontaktpunkter som muligt i processen med leverandørerne, da der er andre faktorer end funktionalitet og kontraktbilag, som kan være afgørende.

 

  1. Husk implementeringsomkostninger

Der er mange elementer i omkostningerne ved anskaffelse af et nyt system. Vi ser ofte at der fokuseres primært på leverandørens konsulenttimer og softwaren, men der er andre end disse, og den som ofte undervurderes er de interne omkostninger.

 

  1. Valg af kontraktform

Hvis ikke man som virksomhed får juridisk bistand eller har sin egen kontrakt, vil leverandøren typisk tilbyde at udarbejde den. Problemet ved leverandørens kontraktform er at den kan være besværlig at få forhandlet til et acceptabelt niveau for kunden, fordi den primært vil tilgodese leverandørens interesser. Det samme kan sige at være tilfældet hvis man kræver at anvende sin egen kontrakt, hvor udgangspunktet er at tilgodese egne interesser. Fordelen er at denne kan skræddersys til specifikke prioriter og ønsker, men fordrer en del juridisk assistance at få udarbejdet.

Problemerne ved både leverandør- og kunde-kontrakterne er grundlæggende en manglende erkendelse af at der er tale om et serviceforhold og forhåbentlig flere års samarbejde fremad. Dette bør for begge parter indgås i et ligeværdigt forhold, og derfor anbefaler vi anvendelse af en standardkontrakt. Der findes flere typer standardkontrakter, f.eks. K01 eller K02, men de er ofte ikke helt opdateret med den teknologiske udvikling. Derfor har vi udarbejdet i samarbejde med Bender von Haller Dragsted en teknologisk og mere tidssvarende standardkontrakt til standardsystemer, VIRK17, som hurtigt tilvejebringer et aftaleudkast, og som leverandørerne på forhånd kender.

 

  1. Vær realistisk om egen formåen

Viden og forståelse om hvem der skal levere hvad, og i hvilken kvalitet kan være svær, når man som virksomhed ikke har en hverdag med anskaffelse af IT-systemer. Vær ærlig og realistisk om egen organisations kompetencer og formåen på det konkrete system. Det kan være man har prøvet noget lignende før for 10 år siden, men teknologierne ændrer sig hastigt, og selv opgaver, som konvertering, integrationsudvikling, parameteropsætninger, og uddannelse er hørt før, kan de kræve andre forudsætninger i dag.

 

  1. Få den nødvendige hjælp udefra

Afledt af punkt 9, så er det væsentligt at erkende egne mangler i både kompetencer og ressourcer, f.eks. indenfor det juridiske, markedet, leverandørerne, systemerne, og projektstyring. Indregn fra start behovet for hjælp, både den gratis og den vederlagsbehæftede, så kommer der ingen overraskelser.

 

De fleste af ovennævnte gode råd er indeholdt i nedenstående 5-trins proces for anskaffelse af et standardsystem.

ibanskaffelse

 

Held og lykke med anskaffelsen.

Arkiveret i  

Efterlad et svar